バーチャルオフィスとは、事業用の住所を貸し出すサービスです。
実際の事務所スペースはありませんが、バーチャルオフィスの住所を使って法人登記や個人事業主としてをすることができます。
バーチャルオフィスにはどのような特徴があり、バーチャルオフィスを利用すると、どのようなメリットとデメリットがあるのかを紹介します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、文字通り仮想の事務所のことで、事業用の住所を貸し出すサービスです。
住所の貸し出しだけであり、実際に作業するスペースはありません。自宅でできる事業やオフィスを必要としない業種に適しております。
最近ではネット販売など行う方が多いですが、このバーチャルオフィスを借りて事業をしている方がかなり多くなっています。
実態のある場所が借りられるので、グーグルマップで調べても、ちゃんと出てきますし、郵便物なども届きます。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違い
レンタルオフィスと間違われることがありますが、バーチャルオフィスとレンタルオフィスは異なるサービスになります。
レンタルオフィスはバーチャルオフィスとは違い、住所を借りられる点は同じですが、実際の事務所スペースを貸し出すサービスであり、机や椅子などの備品や通信環境も整備されています。
仮想か現実かの違いですね。
銀行の法人口座開設や社会保険加入も可能
バーチャルオフィスの住所であっても、事業上の住所として利用し、銀行で法人口座を開設することや社会保険に加入することが可能です。
ただし、バーチャルオフィスの住所が過去に犯罪等で利用されていると、不都合な場合があります。
バーチャルオフィスのサービス内容
住所を貸し出す以外にも、バーチャルオフィスでは関連するさまざまなサービスを提供しています。
多くのバーチャルオフィスにあるサービスとして、次のようなサービスがあげられます。
郵便物転送
事業をおこなっていれば、郵便物のやりとりが必ず発生しますが、バーチャルオフィスの住所あてに届く郵便物は、バーチャルオフィスが受け取り、転送してくれます。
転送の頻度や手数料、郵送料などはサービスによって異なります。
実店舗に取りに行ける場合もあります。その場合は手数料がかからないことが多く、普段動き回ることの多い職種の方は重宝するでしょう。
電話番号・転送・代行
会社には問い合わせのための電話番号が必要です。
日常の業務は携帯電話を使うとしても、固定電話の番号があるかどうかでイメージが異なります。
そこで、バーチャルオフィスには固定電話のサービスがあり、自動転送や電話受付の代行をしてもらえます。別途有料の場合が多いです。
会議室
クライアントが打ち合わせのために、会社の住所にやってくることがあります。
そのようなときのために、多くのバーチャルオフィスでは会議室を備えています。
部屋のサイズや備品、利用料の有無など、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。
法人登記代行
バーチャルオフィス利用者のほとんどは、法人登記を目的にしています。
そのため、法人登記の代行をしているバーチャルオフィスがあります。
バーチャルオフィスの契約と同時に法人登記を進めることができるため、将来法人化を考えている方も安心して利用できるサービスといえます。
経理等のサポート
経理等のサポートサービスを提供しているバーチャルオフィスがあります。
サービスを利用すれば、バーチャルオフィスが提携している税理士と顧問契約を結ぶことができるため、わずらわしい会計業務を外注して、本業に専念することが可能です。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスの利用には、次にあげる4つのメリットが考えられます。
コストを削減できる
一番大きいメリットが、バーチャルオフィスを利用することで、家賃という固定費がかからない点です。
更に、実際のオフィスを想像して頂くと、コピー機やボールペンなど、多くの事務用品を揃えなくてはなりません。オフィスがなければ、事務所費用を大幅に削減できます。
事務所の賃貸では家賃のほかに、敷金や礼金、保証金がありますが、バーチャルオフィスには敷金や礼金はなく、必要な費用は、少額の入会金と保証金、月額利用料です。
短期間でオフィスを借りられる
バーチャルオフィスはすぐに契約ができ、最短で即日から住所を利用することができるため、短期間で事業をスタートさせることができます。
仮に、実際に事務所を借りるのであれば、多くの場合手続きだけでも数週間程度の時間がかかってしまいます。
都心の住所を利用できる
都心にあるバーチャルオフィスを利用すれば、東京であれば丸の内、大手町、銀座、六本木、渋谷、日本橋といった都心の一等地の住所を、会社の住所にすることができます。
実際に事務所を借りれば相当なコストとなる人気エリアのですが、住所を安価で利用できるので、会社のイメージアップを図ることが可能です。実際に私も、住所を見て感心された経験もあります。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスにはデメリットもあります。
バーチャルオフィスの利用を検討する際には、事業に問題が生じることがないように、デメリットを確認しておきましょう。
開業要件を満たさないことがある
一部の業種においては、バーチャルオフィスでは開業要件を満たさないことがあるので、注意が必要です。
たとえば、弁護士や税理士、有料職業紹介業などは、専用スペースが必要とされますので、バーチャルオフィスでは開業できません。
従業員が多い場合
事業を、一人ないし数人で行っている場合は、問題ありませんが、従業員が多くいる場合、会議等で頻繁に集まることは難しくなります。
もちろん、全てリモートで完結しているのであれば問題ありません。
Web検索によりバーチャルオフィスであることが分かる
住所をWebで検索してみれば、バーチャルオフィスであることはすぐに分かります。
バーチャルオフィスを利用すること自体は悪いことではありませんが、犯罪に利用されているといった負のイメージを抱く人がいるのも事実です。
バーチャルオフィスの利用に向いている業種
バーチャルオフィスのメリットとデメリットを考慮すると、次にあげる業種にバーチャルオフィスの利用が向いているといえるでしょう。
Web関連
WebデザイナーやWebエンジニアなど、Web関連の仕事をフリーでしている方は、自宅で作業もできます。YouTuberやインフルエンサー、ブロガー、せどり、オンラインレッスンコーチなど、インターネットビジネス関連の方はバーチャルオフィスの利用をお勧めします。
製造や販売関連
製造や販売関連でも、バーチャルオフィスの利用が向いているケースがあります。
雑貨や服飾など、自宅で製造をして、オンラインで販売している場合に、バーチャルオフィスを利用することで、本社や支店などの拠点を開設することができます。
出張ビジネス関連
整体師やインストラクターなど、出張先でサービスを提供する出張ビジネス関連にも、バーチャルオフィスがよく利用されています。
事務所スペースは必要なくとも、自宅を事業所の住所としてしまうと、利用者が自宅を訪ねて来るようなリスクがあるためです。
バーチャルオフィスの利用に向いていない業種
バーチャルオフィスの利用に向いていない業種としてあげられるのは、開業や登録に事務所の要件がある業種です。
士業
弁護士、税理士、会計士、行政書士など、士業で開業するためには、事務所の届け出が必要です。
事務所の要件として、個人情報などに対する守秘義務が守れる事務所であることなどが要件となるため、バーチャルオフィスでの開業は難しいようです。
金融商品を取り扱う業種
金融商品取引業者の代表的なものは証券会社ですが、投資助言・代理業や投資運用業も金融商品取引業者にあたり、個人事業主として開業している方もいます。
財務局で金融商品取引業者の登録をしますが、バーチャルオフィスでは営業所として認められないようです。
不動産業
不動産業を開業するための要件は、宅地建物取引業法によって定められており、事務所を構えることが条件になっています。
事務所は、専用の出入り口があることが要件になっているので、バーチャルオフィスでは開業することができません。
バーチャルオフィスまとめ
バーチャルオフィスを利用できる業種においては、バーチャルオフィスはオフィスを借りるコストを大幅に削減できるので、大きなメリットのあるサービスといえるでしょう。
しかし、オフィスのように社員が集まるためのスペースがないため、バーチャルオフィス契約後は社内コミュニケーションが不足することがないような仕組みづくりは必須です。
私が実際に利用しているバーチャルオフィスも含め、どんなサービスがあるのかご紹介しております。
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